NOOTS – Die Datenschnittstelle der Verwaltung: Architektur, Fortschritt und Perspektiven für die Registermodernisierung

Key Takeaways

🚀 NOOTS ist das technische Rückgrat für das Once-Only-Prinzip in Deutschland – modular, sicher und föderal gedacht. Dabei legt NOOTS besonderen Wert auf Sicherheit in der öffentlichen Verwaltung und beim Schutz der Bürgerdaten.

🧩 Die Architektur steht, das Gateway ist produktiv – aber viele Register und Fachverfahren sind noch nicht angebunden.

🔗 NOOTS vernetzt bestehende Systeme wie Register, EfA-Leistungen, IDA und perspektivisch das Datenschutzcockpit.

🌍 Deutschland ist EU-kompatibel, aber föderale Komplexität verzögert die vollständige Anbindung an das europäische OOTS.

🛠️ Die Herausforderung liegt in der Umsetzung: Schnittstellen, Standardisierung und kommunale Integration sind zentrale Baustellen.

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Historie: Vom europäischen Prinzip zur deutschen Infrastruktur

Die Idee, dass Bürger:innen und Unternehmen ihre Daten der Verwaltung nur einmal mitteilen müssen, ist nicht neu – sie reicht über ein Jahrzehnt zurück. Bereits im Jahr 2013 wurde das Once-Only-Prinzip (OOP) im Rahmen der EU-Digitalagenda als strategisches Ziel formuliert. Es sollte die Grundlage für eine bürgerfreundlichere, effizientere und digital vernetzte Verwaltung in Europa schaffen. Am 6. April 2021 wurde das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) im Bundesgesetzblatt verkündet, das die rechtliche Basis für die Umsetzung in Deutschland bildet.

Ein entscheidender Schritt zur rechtlichen Verankerung erfolgte mit der Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO), die im Dezember 2018 in Kraft trat. Sie verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten dazu, bis spätestens Ende 2023 ein technisches System bereitzustellen, das den grenzüberschreitenden Austausch von Nachweisen zwischen Behörden ermöglicht – ohne erneute Vorlage durch die Antragstellenden. Die gesetzlichen Grundlagen für die Umsetzung des Once-Only-Prinzips wurden durch verschiedene Gesetze und Gesetzesänderungen geschaffen, insbesondere im Rahmen der Registermodernisierung, die verbindliche rechtliche Vorgaben für Behörden festlegt.

In Deutschland wurde das Prinzip zunächst im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) diskutiert, blieb dort aber weitgehend auf die Nutzeroberfläche beschränkt. Erst mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) und der zunehmenden europäischen Verbindlichkeit wurde klar: Es braucht eine technische Infrastruktur, die den Austausch von Daten zwischen Behörden ermöglicht – sicher, nachvollziehbar und standardisiert. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) übernimmt hierbei die federführende Rolle bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und der Modernisierung der Verwaltungsregister.

Diese Infrastruktur trägt seit 2024 den Namen NOOTS – National Once-Only Technical System. Der dazugehörige Staatsvertrag wurde im Dezember 2024 von Bund und Ländern unterzeichnet. Er bildet die rechtliche und organisatorische Grundlage für den Aufbau einer föderalen Dateninfrastruktur, die den Austausch von Nachweisen zwischen Behörden ermöglicht – sowohl innerhalb Deutschlands als auch perspektivisch im europäischen Kontext. Das Bundesgesetzblatt dokumentiert diese regulatorischen Bestrebungen, die eine vollständige Transformation der Verwaltungsprozesse bis zum Jahr 2028 vorsehen.

NOOTS ist damit nicht nur ein technisches Projekt, sondern das Ergebnis eines mehr als zehnjährigen politischen und regulatorischen Prozesses, der auf europäischer Ebene begann und nun langsam in der föderalen Realität Deutschlands ankommt.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen und Gesetze zur Registermodernisierung sowie deren Änderungen sind in offiziellen Dokumenten und Veröffentlichungen als Quelle nachvollziehbar dokumentiert.

Beschreibung der Architektur: Föderal, modular, sicher

Das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) ist das technische Rückgrat für den standardisierten Datenaustausch zwischen Behörden in Deutschland. Die Aufgaben und die Führung der beteiligten Organe und Einrichtungen spielen eine zentrale Rolle bei der Entwicklung und Umsetzung von NOOTS, indem sie die Koordination, Steuerung und Verantwortungsübernahme für die verschiedenen Teilbereiche sicherstellen. Es wurde entwickelt, um das Once-Only-Prinzip nicht nur rechtlich, sondern auch technisch umzusetzen – und das in einem föderalen System mit knapp 11.000 Kommunen, 16 Ländern und dem Bund. Die Registermodernisierung ist ein aufwendiges Projekt, in dem Bund und Länder die technische, strukturelle und rechtliche Weiterentwicklung aller deutschen Register koordinieren.

Die Architektur von NOOTS folgt dabei einem klaren Leitbild: Dezentrale Datenhaltung, zentrale Vermittlung, vollständige Nachvollziehbarkeit. Das bedeutet: Die Daten verbleiben bei den registerführenden Stellen – etwa Meldebehörden, Standesämtern oder Fachverfahren – und werden nur dann ausgetauscht, wenn ein konkreter Verwaltungsprozess dies erfordert und die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Verwendung von NOOTS ermöglicht es, digitale Dienstleistungen effizient bereitzustellen und die Bedeutung der Kommunikation zwischen Behörden zu stärken, um Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger zu vereinfachen. Die Gesamtsteuerung des Projekts gewährleistet die übergreifende Koordination der Aufgaben und die effiziente Umsetzung der Registermodernisierung auf nationaler Ebene. Die Inhalte und der Inhalt der architektonischen Grundlagen von NOOTS umfassen die Art und die theoretischen Grundlagen der Architektur, wobei gestalterische, funktionale und methodische Aspekte integriert werden.

Quelle: BVA.bund.de

Im Zentrum steht das sogenannte NOOTS-Gateway – eine Vermittlungskomponente, die Anfragen entgegennimmt, prüft, weiterleitet und protokolliert. Es fungiert als technischer Knotenpunkt, über den Behörden miteinander kommunizieren können, ohne direkt miteinander verbunden zu sein. Das Gateway ist dabei nicht zentral im Sinne eines physischen Servers, sondern föderal verteilt und über standardisierte Schnittstellen miteinander verbunden. Die Bedeutung von Informationen und deren Verwendung im Rahmen der NOOTS-Architektur ist essenziell, da aktuelle und vernetzte Informationen die Grundlage für effiziente Verwaltungsprozesse bilden. Die Rolle der Menschen und die Berücksichtigung menschlicher Bedürfnisse stehen im Mittelpunkt der Architektur von NOOTS, um eine bürgernahe und nutzerfreundliche Gestaltung sicherzustellen.

Die Architektur ist modular aufgebaut und erlaubt eine schrittweise Einführung. Sie umfasst unter anderem:

• Zugriffssteuerung: Wer darf was, wann und warum? NOOTS setzt auf rollen- und attributbasierte Zugriffskontrollen.

• Protokollierung: Jeder Zugriff wird dokumentiert – für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.

• Routing-Komponenten: Anfragen werden intelligent an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

• Schnittstellenadapter: Bestehende Fachverfahren müssen nicht neu gebaut, sondern nur angebunden werden – über Adapter, die zwischen NOOTS-Standard und lokalen Datenmodellen übersetzen.

Ein wesentliches Merkmal der Architektur ist ihre Erweiterbarkeit: NOOTS ist so konzipiert, dass es künftig auch mit europäischen Systemen wie dem EU-OOTS kommunizieren kann – etwa im Rahmen der SDG-Verordnung. Auch weitere Dienste wie das Datenschutzcockpit oder das IDA-Verfahren (Identitätsdatenabruf) sollen über NOOTS angebunden werden.

Quelle: BVA.bund.de

Die Architektur wurde in enger Abstimmung zwischen Bund, Ländern und kommunalen IT-Dienstleistern entwickelt. Die operative Verantwortung liegt seit Juli 2025 bei einer gemeinsamen Umsetzungsorganisation, bestehend aus der FITKO, dem Bundesverwaltungsamt (BVA) und einer zentralen Geschäftsstelle.

NOOTS ist damit nicht nur ein technisches System, sondern ein strategisches Infrastrukturprojekt, das die Grundlage für eine moderne, vernetzte und bürgerfreundliche Verwaltung in Deutschland schaffen soll. Die Bedeutung und die umfassende Betrachtung aller Aspekte der NOOTS-Architektur – von den Grundlagen über die Art der Gestaltung bis hin zu den Aufgaben, Inhalten und der Berücksichtigung der Menschen – unterstreichen die zentrale Rolle dieses Projekts für die digitale Transformation der Verwaltung.

Module und Umsysteme: NOOTS als föderales Bindeglied

Das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) ist als modulare Vermittlungsinfrastruktur konzipiert, die bestehende Systeme der öffentlichen Verwaltung miteinander vernetzt. Die Aufgaben der verschiedenen Einrichtungen, wie Behörden und öffentliche Organisationen, umfassen dabei die Umsetzung, Koordination und Weiterentwicklung der NOOTS-Module. NOOTS ermöglicht die Bereitstellung digitaler Dienstleistungen und nutzt die Verwendung von Informationen, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Die Kommunikation zwischen den Modulen und Umsystemen ist dabei von zentraler Bedeutung, um einen reibungslosen Datenaustausch und eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten. Das NOOTS wird als technisches System insbesondere für den Datenabgleich zwischen den Registern benötigt.

Zentrale Module

Im Zentrum steht das NOOTS-Gateway, das als Vermittlungsinstanz zwischen Behörden fungiert. Es nimmt Anfragen entgegen, prüft sie auf Berechtigung, leitet sie weiter und dokumentiert den gesamten Vorgang. Die einzelnen Module übernehmen dabei spezifische Aufgaben, wie die Steuerung von Zugriffsrechten, die Protokollierung von Zugriffen oder die Verwaltung von Nachweisen.

Die angebotenen Dienstleistungen der Module umfassen die sichere Übermittlung, Verarbeitung und Verwendung von Informationen, um effiziente Verwaltungsprozesse zu ermöglichen. Die Kommunikation zwischen den Modulen ist essenziell, um einen reibungslosen Austausch von Daten und eine koordinierte Bearbeitung der Anfragen sicherzustellen.

Die Inhalte und der Inhalt der Module spiegeln ihre jeweilige Funktion und Architektur wider: Sie beinhalten sowohl technische als auch organisatorische Elemente, die auf die Anforderungen der modernen Registermodernisierung abgestimmt sind.

Die High-Level-Architecture von NOOTS, der Datenschnittstelle der Verwaltung Architektur, umfasst mehrere kritische Komponenten, die zusammenwirken, um einen sicheren, rechtskonformen und effizienten Datenaustausch zu gewährleisten.

Registerdatennavigation

Die Registerdatennavigation ermöglicht das Auffinden und Abfragen von Daten über dezentrale Verwaltungsregister hinweg. Diese Komponente fungiert als zentrales Entdeckungs- und Routing-Werkzeug innerhalb von NOOTS und stellt sicher, dass Nachweisanfragen stets an die korrekten und zuständigen Datenquellen weitergeleitet werden. Dabei berücksichtigt sie unterschiedliche Registerarten und deren spezifische Anforderungen.

Identity- and Accessmanagement (IAM)

Das Identity and Accessmanagement für Behörden gewährleistet eine sichere Authentifizierung und Autorisierung administrativer Nutzer. Jeder Zugriff wird detailliert dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet, um höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen. Die Rollen der einzelnen Verwaltungsstellen werden klar definiert, und autorisierte Datenzugriffe werden streng kontrolliert, um Missbrauch zu verhindern.

Identity Management (IDM) für Personen

Das Identity Management für natürliche und juristische Personen erleichtert eine sichere, eindeutige Identifizierung der Nutzer. Die Steuer-ID dient dabei als zentraler Identifikator, der eine eindeutige Zuordnung von Daten ermöglicht. Das Consent-Management stellt sicher, dass alle Datenzugriffe mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Personen erfolgen, was die Einhaltung der DSGVO unterstützt.

Intermediäre Plattform

Die Intermediäre Plattform ist die zentrale Schnittstelle zum EU-OOTS (European Once Only Technical System) und ermöglicht den grenzüberschreitenden Datenaustausch innerhalb der Europäischen Union. Diese Komponente sorgt dafür, dass deutsche Behörden Nachweise aus anderen EU-Mitgliedstaaten abrufen können und umgekehrt deutschen Bürgerinnen und Bürgern der Zugang zu europäischen Verwaltungsdiensten erleichtert wird.

Sichere Anschlussknoten (SAK)

Sichere Anschlussknoten fungieren als Sicherheitsgateways und gewährleisten den geschützten Datenaustausch zwischen den Data Providern, Data Consumern und dem NOOTS-Backbone. Sie setzen moderne Verschlüsselungstechnologien, Netzwerktrennung und sichere API-Handhabung um. Multi-Tenancy-Funktionen ermöglichen es, mehrere Register unter einer einzigen SAK-Instanz zu verwalten, was die Skalierbarkeit und Effizienz des Systems erhöht.

Anbindung bestehender Systeme

NOOTS ist nicht als isoliertes System gedacht, sondern als Knotenpunkt in einem wachsenden digitalen Ökosystem. Bei der Integration bestehender Systeme spielen verschiedene Einrichtungen eine zentrale Rolle, da sie für die Umsetzung und Bereitstellung der angebundenen Dienstleistungen verantwortlich sind. Die Anbindung ermöglicht es, relevante Informationen effizient zwischen den Systemen auszutauschen und deren Verwendung gemäß den rechtlichen und technischen Vorgaben sicherzustellen. Eine reibungslose Kommunikation zwischen den angebundenen Systemen ist essenziell, um Verwaltungsprozesse zu optimieren und Bürgernähe zu gewährleisten. Es soll folgende Umsysteme integrieren:

• Register und Fachverfahren: Etwa das Melderegister, Personenstandsregister oder Fahrzeugregister (siehe auch Registerlandkarte - Übersicht über die bestehenden Register in Deutschland). Diese verbleiben bei den datenführenden Stellen und werden über standardisierte Schnittstellen (z. B. XÖV) angebunden.

• EfA-Leistungen** (Einer-für-Alle)**: NOOTS soll als Datenlieferant für digitale Verwaltungsleistungen dienen, etwa zur Vorbefüllung von Formularen oder zur Validierung von Angaben.

• Datenschutzcockpit: Dieses geplante System soll Bürger:innen ermöglichen, Zugriffe auf ihre Daten transparent nachzuvollziehen. Es wird eng mit NOOTS verzahnt, um Protokolldaten nutzerfreundlich aufzubereiten.

• IDA-Verfahren (Identitätsdatenabruf): Ermöglicht die eindeutige Zuordnung von Personen über z. B. die Steuer-ID. NOOTS soll als Transportinfrastruktur für IDA-Anfragen dienen.

• EU-OOTS: NOOTS ist so konzipiert, dass es künftig mit dem europäischen Once-Only-System kommunizieren kann – etwa im Rahmen der SDG-Verordnung.

Technischer und organisatorischer Stand

Die technische Architektur ist weitgehend spezifiziert, das Gateway produktiv. Die Anbindung der Umsysteme erfolgt schrittweise – beginnend mit Pilotverfahren und ausgewählten Registern. Die Integration ist technisch anspruchsvoll, da viele Fachverfahren historisch gewachsen und heterogen sind.

Die Umsetzung wird von der NOOTS-Umsetzungsorganisation koordiniert, bestehend aus der FITKO, dem Bundesverwaltungsamt (BVA) und einer zentralen Geschäftsstelle. Die Gesamtsteuerung liegt bei dieser Organisation, die die Koordination und Steuerung der Registermodernisierung auf nationaler Ebene übernimmt. Dabei werden die Aufgaben klar verteilt: Betrieb, Weiterentwicklung, die föderale Abstimmung sowie die Organisation und Leitung der beteiligten Akteure und Maßnahmen gehören zu den zentralen Aufgaben der NOOTS-Umsetzungsorganisation.

Aktueller Stand

Der Staatsvertrag zu NOOTS wurde im Dezember 2024 unterzeichnet und bildet die rechtliche Grundlage für die Anbindung dieser Systeme. Die technische Umsetzung erfolgt schrittweise. Während das Gateway bereits produktiv ist, befinden sich viele Umsysteme – insbesondere auf kommunaler Ebene – noch in der Planungs- oder Pilotierungsphase. Die Integration ist technisch anspruchsvoll, da viele Fachverfahren heterogen gewachsen sind und nicht ohne Weiteres an moderne Schnittstellen angebunden werden können.

Die Herausforderung liegt nun darin, diese Systeme standardisiert, sicher und skalierbar zu integrieren – ohne die föderale Vielfalt zu verlieren.

Bürgerorientierung: NOOTS im Dienste der Nutzer

Die Registermodernisierung und die Einführung von NOOTS (Nationales Once-Only-Technical-System) markieren einen entscheidenden Schritt hin zu einer modernen, bürgernahen Verwaltung. Im Mittelpunkt steht dabei das Ziel, Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen einfacher, schneller und transparenter zu gestalten. Das Once-Only-Prinzip sorgt dafür, dass Nutzerinnen und Nutzer ihre Daten der Verwaltung nur noch einmal mitteilen müssen – ein Meilenstein für die Digitalisierung und Nutzerfreundlichkeit im öffentlichen Sektor.

Vorteile für Bürgerinnen und Bürger

Mit der Registermodernisierung und der Einführung von NOOTS profitieren Bürgerinnen und Bürger von einer spürbaren Entlastung im Umgang mit der Verwaltung. Die Einführung einer einheitlichen Identifikationsnummer und die intelligente Vernetzung der Register ermöglichen es, dass persönliche Angaben und Nachweise nicht mehr mehrfach bei verschiedenen Behörden eingereicht werden müssen. Stattdessen können die erforderlichen Daten direkt aus den bestehenden Registern abgerufen werden – natürlich nur, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das bedeutet weniger Papierkram, weniger doppelte Dateneingaben und eine deutliche Zeitersparnis bei der Beantragung von Verwaltungsleistungen. Die Verwaltung wird effizienter, transparenter und bürgerfreundlicher – ein echter Gewinn für alle Beteiligten.

Nutzerfreundlichkeit und Datenschutz

Ein zentrales Anliegen der Registermodernisierung ist es, die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen, ohne Kompromisse beim Datenschutz einzugehen. NOOTS sorgt dafür, dass der Datenaustausch zwischen Behörden sicher, nachvollziehbar und streng nach den geltenden Datenschutzgesetzen erfolgt. Mit der Registermodernisierung sollen außerdem die rechtlichen Rahmenbedingungen für effizientere Abläufe zwischen Behörden geschaffen werden. Bürgerinnen und Bürger behalten die Kontrolle über ihre Daten: Zugriffe werden protokolliert, und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist jederzeit gewährleistet. Die Verwaltung kann so effizient und digital arbeiten, während die Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer geschützt bleibt. Das schafft Vertrauen und Akzeptanz für die neuen digitalen Prozesse.

Beispiele für bürgernahe Anwendungen

Die Vorteile der Registermodernisierung und von NOOTS zeigen sich bereits in ersten, praxisnahen Anwendungen. So können Bürgerinnen und Bürger beispielsweise Anträge auf Personalausweise, Führungszeugnisse oder Sozialleistungen online stellen, ohne immer wieder dieselben Angaben machen zu müssen. Die Verwaltung greift im Hintergrund auf die relevanten Register zu und prüft die erforderlichen Nachweise automatisch. Auch der Bearbeitungsstand von Anträgen lässt sich digital verfolgen, was die Transparenz und die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Die Nutzung von NOOTS ermöglicht es, Verwaltungsdienstleistungen schneller, unkomplizierter und ortsunabhängig in Anspruch zu nehmen – ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen, serviceorientierten Verwaltung im Sinne der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen.

Wo steht Deutschland? Zwischen Architektur und Anwendung

Mit der Unterzeichnung des Staatsvertrags zur Einführung von NOOTS im Dezember 2024 haben Bund und Länder einen wichtigen Meilenstein erreicht. Die rechtliche Grundlage für den Aufbau einer gemeinsamen Infrastruktur zum Datenaustausch ist damit geschaffen. Ziel ist es, Bürger:innen und Unternehmen künftig von der mehrfachen Angabe identischer Daten zu entlasten – etwa bei der Wohnsitzummeldung, der Beantragung von Bürgergeld oder der Einbürgerung.

Die technische Architektur von NOOTS – insbesondere das Gateway und die modularen Komponenten – ist in weiten Teilen spezifiziert und teilweise bereits produktiv. Die NOOTS-Umsetzungsorganisation, bestehend aus der FITKO, dem Bundesverwaltungsamt (BVA) und einer zentralen Geschäftsstelle, hat im Juli 2025 ihre Arbeit aufgenommen und koordiniert nun die Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems.

Doch trotz dieser Fortschritte bleibt die Umsetzung eine Herausforderung:

• Viele Register und Fachverfahren sind technisch noch nicht angebunden. Die Integration erfordert individuelle Schnittstellenlösungen und organisatorische Abstimmungen.

• Die beteiligten Akteure stehen vor der Aufgabe, ihre jeweiligen Aufgaben bei der Umsetzung von NOOTS klar zu definieren und abzustimmen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

• Die kommunale Ebene ist besonders heterogen. Unterschiedliche IT-Dienstleister, Verfahren und Reifegrade machen eine flächendeckende Anbindung komplex.

• Die Verknüpfung mit EfA-Leistungen (Einer-für-Alle-Dienste) ist bislang nur in Pilotprojekten erprobt. Der EfA-Marktplatz bietet zwar technische Schnittstellen, doch die operative Integration in NOOTS steht vielerorts noch aus.

Ein zentrales Ziel der NOOTS-Umsetzung ist es, digitale Dienstleistungen bereitzustellen, die Verwaltungsprozesse vereinfachen und Bürger:innen sowie Unternehmen einen schnellen, effizienten Zugang zu den Angeboten der Verwaltung ermöglichen.

Gleichzeitig zeigt sich: Das Interesse an NOOTS ist groß. Länder wie Hamburg, Rheinland-Pfalz und Brandenburg bringen sich aktiv in die Steuerungsgruppe ein. Erste Pilotkommunen testen die Anbindung im Rahmen von Wettbewerben und Förderprogrammen – etwa über den GovTechCampus.

Die Timeline bleibt ambitioniert. Der Staatsvertrag sieht eine schrittweise Umsetzung vor, doch die vollständige Integration aller relevanten Systeme wird mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Entscheidend wird sein, ob es gelingt, skalierbare Lösungen zu entwickeln, die auch für kleinere Kommunen und spezialisierte Fachverfahren praktikabel sind.

NOOTS steht damit nicht mehr am Anfang, aber auch noch nicht am Ziel. Die Architektur ist da – jetzt muss sie mit Leben gefüllt werden.

Wie sieht es im Rest der EU aus? Europas Weg zum Once-Only-Prinzip

Das Once-Only-Prinzip (OOP) ist ein zentrales Element der europäischen Digitalstrategie. Es soll Bürger:innen und Unternehmen ermöglichen, ihre Daten nur einmal an die Verwaltung zu übermitteln – unabhängig davon, in welchem EU-Mitgliedstaat sie leben, arbeiten oder studieren. Die Umsetzung des OOP basiert auf verschiedenen EU-Gesetzen, die die Modernisierung und Digitalisierung öffentlicher Register sowie die Einführung eindeutiger Identifikationsmöglichkeiten regeln. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei der effiziente Austausch von Informationen zwischen den Mitgliedstaaten, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und bürgerfreundlicher zu gestalten. Die Verwaltung soll diese Daten dann untereinander austauschen, sofern die betroffene Person zustimmt und der Datenschutz gewahrt bleibt.

Die rechtliche Grundlage dafür bildet die Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO), die seit Dezember 2023 die technische Umsetzung des EU-weiten Once-Only Technical System (EU-OOTS) verlangt. Dieses System soll es ermöglichen, dass z. B. ein deutscher Staatsbürger, der in Spanien ein Unternehmen gründet, seine Nachweise (z. B. Geburtsurkunde, Studienabschluss)nicht erneut einreichen muss, sondern diese direkt zwischen den zuständigen Behörden ausgetauscht werden.

Der europäische Stand der Umsetzung

Die Europäische Kommission hat 2025 zur „Europe Goes Once-Only“-Kampagne aufgerufen, um die Anbindung nationaler Behörden an das EU-OOTS zu beschleunigen. In Ländern wie Finnland, Estland, Österreich und Portugal wurden bereits groß angelegte Testläufe („Projectathons“) und technische Acceleratoren durchgeführt, um die Interoperabilität zu prüfen und die Systeme produktionsreif zu machen.

• Estland gilt als Vorreiter: Mit dem System X-Road betreibt das Land seit zwei Jahrzehnten eine nationale Dateninfrastruktur, die bereits viele Prinzipien des OOP erfüllt und eine Vielzahl digitaler Dienstleistungen für Bürger:innen und Unternehmen bereitstellt.

• Finnland hat mit dem Portal http://Suomi.fi eine zentrale Plattform geschaffen, über die Bürger:innen und Unternehmen digitale Verwaltungsleistungen und Dienstleistungen mit Registeranbindung nutzen können.

• Österreich setzt auf das Unternehmensserviceportal (USP), das bereits heute viele Nachweise automatisiert zwischen Behörden austauscht und digitale Dienstleistungen für Unternehmen anbietet.

Diese Länder profitieren von zentralisierten Verwaltungsstrukturen und einer frühen Digitalisierung ihrer Register. In föderalen Staaten wie Deutschland ist die Umsetzung komplexer – nicht zuletzt wegen der Vielzahl an beteiligten Ebenen und Systemen.

Deutschlands Rolle im europäischen Kontext

Mit dem Aufbau von NOOTS hat Deutschland eine Infrastruktur geschaffen, die grundsätzlich EU-kompatibel ist. Das System ist so konzipiert, dass es künftig mit dem EU-OOTS kommunizieren kann. Die Herausforderung liegt nun darin, die nationale Anbindung der Register und Fachverfahren voranzutreiben, um überhaupt Daten und relevante Informationen austauschen zu können.

Die Europäische Kommission betont, dass der Erfolg des EU-OOTS davon abhängt, ob die „competent authorities“ – also die datenführenden Stellen in den Mitgliedstaaten – technisch und organisatorisch angebunden werden. In Deutschland betrifft das tausende Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene.

Call to Action

Die Architektur steht. Die Vision ist klar. Jetzt kommt es auf die Umsetzung an.

Sie entwickeln Fachverfahren und möchten wissen, wie diese an NOOTS angebunden werden können? Sie arbeiten in einer Kommune oder Landesbehörde und interessieren sich für Pilotprojekte oder den Einstieg in die föderale Dateninfrastruktur? Sie sind Teil eines IT-Dienstleisters und suchen nach konkreten Kooperationsmöglichkeiten?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden.

Bei re:think Innovations GmbH sind wir selbst IT-Berater und Entwicklungsdienstleister im Bereich Register-as-a-Service tätig und arbeiten an der Anbindung an NOOTS. Wir freuen uns über den Wissensaustausch, die fachliche Diskussion und die Zusammenarbeit mit anderen Akteuren – sei es aus der Verwaltung, der Entwicklung oder der strategischen Steuerung. Eine effiziente Kommunikation und der kontinuierliche Austausch zwischen allen Beteiligten sind entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung von NOOTS.

Sprechen Sie uns gerne an.Gemeinsam gestalten wir die Dateninfrastruktur der Verwaltung von morgen – sicher, interoperabel und bürgernah.